Od pomysłu firmy do pytania, czy program ma z nim coś wspólnego
Przedsiębiorcy czytają o środkach unijnych, widzą duże kwoty i zaczynają szukać sposobu, żeby po nie sięgnąć. Dużo rzadziej zadają pytanie wstępne: czy mój projekt w ogóle pasuje do któregokolwiek programu. Tymczasem programy regionalne mają swoje priorytety, a wniosek spoza nich nie dostaje punktów, nawet jeśli pomysł jest dobry. Kilka godzin poświęconych na dopasowanie na początku pozwala uniknąć miesięcy pracy nad dokumentami, które nie mają szans.
Poniżej sposób sprawdzenia dopasowania, zanim ruszy pisanie wniosku.
Krok pierwszy: opisz projekt własnymi słowami
Zapisz w pięciu zdaniach, co firma chce zrobić, po co, ile to potrwa i jakiego efektu się spodziewa. Dodaj, na co potrzebne są pieniądze: urządzenia, oprogramowanie, rozbudowa, badania, szkolenia, wejście na nowe rynki. Taki opis jest kluczem do rozmowy z doradcą i porównania z priorytetami programu.
Krok drugi: poznaj strukturę programu
Program regionalny dzieli się na priorytety i działania, a każde ma własne zasady, grupę odbiorców i typy wydatków. Dla firm istotne są te, które dotyczą konkurencyjności, innowacji, cyfryzacji, ochrony środowiska i rynku pracy. Zasady i typy beneficjentów opisano w przewodniku o programie Fundusze Europejskie dla Mazowsza. Szczegóły dotyczące konkretnych konkursów potwierdzaj w dokumentach instytucji, która je ogłasza.
Krok trzeci: sprawdź, czy firma kwalifikuje się jako wnioskodawca
- wielkość firmy według unijnej definicji,
- czas prowadzenia działalności,
- miejsce realizacji projektu na obszarze objętym programem,
- brak zaległości wobec urzędów,
- zgodność rodzaju działalności z wyłączeniami z pomocy.
Jeśli któryś punkt budzi wątpliwość, zapytaj w punkcie informacyjnym lub u organizatora naboru. Wyjaśnienie na tym etapie kosztuje kilka minut rozmowy.
Krok czwarty: porównaj z kryteriami wyboru projektów
Dokumentacja konkursu zawiera kryteria, według których projekty są oceniane. Zestaw je z własnym opisem i zaznacz te, które potrafisz udokumentować. Kryteria premiujące innowacyjność, zatrudnienie albo efekt środowiskowy wymagają dowodów, a nie deklaracji. Jeśli większości z nich nie spełniasz, rozważ inny program lub inną skalę projektu.
Krok piąty: policz koszty wkładu i płynność
Dofinansowanie zwykle pokrywa część wydatków, resztę wnosi firma. Zwrot kosztów przychodzi po rozliczeniu, a czasem w transzach. Przedsiębiorca musi więc mieć środki na pokrycie całości wydatków do czasu wypłaty. Zestawienie przepływów pieniężnych z podziałem na miesiące pokazuje, czy firma wytrzyma ten okres.
Krok szósty: terminy i zasoby
Przygotowanie wniosku zajmuje tygodnie. Zaplanuj, kto w firmie za to odpowiada, ile czasu mu poświęci i czy potrzebny jest zewnętrzny doradca. Przy wyborze doradcy sprawdź referencje, zakres usługi i sposób rozliczenia, a umowę przeczytaj przed podpisaniem. Zapytaj, kto konkretnie będzie pisał wniosek, czy doradca pomoże też przy rozliczeniu i co się dzieje, gdy instytucja wezwie do uzupełnienia dokumentów po terminie naboru.
Gdzie szukać aktualnych informacji
Przewodniki po wsparciu dla przedsiębiorców z województwa publikuje regionalny serwis o wsparciu dla firm. Jest to niezależny portal, który nie prowadzi naborów ani nie ocenia wniosków. Do rozstrzygania konkretnych spraw służą instytucje zarządzające programem i punkty informacyjne.
Typowe powody, dla których wnioski nie przechodzą
Najczęściej wniosek odpada na etapie formalnym: brakuje podpisu, załącznika albo dokument jest przesłany po terminie. Dalej pojawiają się kłopoty z kwalifikowalnością wydatków, zbyt ogólne uzasadnienie potrzeby i niespójności między częściami dokumentu. Rzadziej odrzuca się wniosek za sam pomysł. Z tego wynika wniosek praktyczny: kontrola formalna jest równie ważna jak pomysł, a lista kontrolna przygotowana wcześniej oszczędza nerwów w ostatnim tygodniu.
Ocenianie odbywa się według kryteriów, które organizator publikuje przed konkursem. Czytaj je tak samo uważnie jak regulamin i zaznaczaj, gdzie we wniosku potwierdzasz każde z nich.
Konsultacje i szkolenia przed konkursem
Instytucje zarządzające i punkty informacyjne organizują spotkania, na których omawiają zasady naboru i odpowiadają na pytania. Zapisz się z wyprzedzeniem i przygotuj pytania na kartce. Spotkanie ma największy sens, gdy znasz już dokumentację i potrzebujesz wyjaśnienia konkretnych zapisów, a nie ogólnego wprowadzenia.
Po spotkaniu uporządkuj notatki i zaktualizuj plan pracy nad wnioskiem. Jeśli odpowiedź organizatora zmienia założenia projektu, zapisz to i dopisz do uzasadnienia.
Najczęstsze pytania
Czy mała firma ma szansę na dofinansowanie z programu regionalnego?
Wiele konkursów jest kierowanych do mikro i małych przedsiębiorstw. Szansa zależy od jakości projektu i spełnienia warunków, a nie od samej wielkości firmy.
Czy mogę rozpocząć projekt, zanim złożę wniosek?
Zasady różnią się między konkursami. Część nie uznaje wydatków poniesionych przed określonym momentem, dlatego sprawdź to przed jakimkolwiek zakupem.
Ile trwa ocena wniosku?
Czas wskazuje regulamin konkursu. Bywa to kilka miesięcy, więc dobrze uwzględnić to w planie firmy.
