Notatka z wizyty jako narzędzie pracy zespołu
W firmie opiekuńczej do jednego podopiecznego przychodzi zwykle kilka osób: stała opiekunka, osoba na zastępstwo, czasem koordynator. Każda z nich widzi inny fragment dnia seniora. Jeśli te obserwacje nie trafiają do wspólnej notatki, zespół wie mniej niż każda opiekunka osobno, a rodzina dostaje sprzeczne informacje w zależności od tego, z kim rozmawia.
Dokumentacja wizyt nie musi być rozbudowana. Wystarczy, że jest prowadzona w jednym miejscu, według tego samego wzoru i że ktoś ją regularnie czyta.
Co zapisywać po każdej wizycie
Notatka z codziennej wizyty powinna zająć opiekunce kilka minut. Dlatego formularz zawiera tylko pola, z których ktoś później korzysta:
- godzina rozpoczęcia i zakończenia oraz wykonane czynności,
- zmiany w zachowaniu lub sprawności seniora, opisane słowami opiekunki, bez stawiania diagnoz,
- sytuacje, w których senior potrzebował więcej pomocy niż zwykle,
- sprawy do przekazania rodzinie lub koordynatorowi.
Ważne jest rozróżnienie między obserwacją a oceną. Zdanie „pani Maria dwa razy przytrzymała się umywalki przy wstawaniu z toalety” jest użyteczne. Zdanie „pani Maria ma problemy z równowagą” brzmi jak rozpoznanie, którego opiekunka nie ma prawa stawiać.
Notatka z pierwszej wizyty a notatki bieżące
Pierwsza wizyta daje punkt odniesienia: wymiary łazienki, opis przejść, listę sprzętu w mieszkaniu. Notatki bieżące pokazują, co zmienia się od tego dnia. Gdy w zapiskach kolejnych tygodni pojawia się powtarzająca się trudność, koordynator wraca do formularza z pierwszej wizyty i sprawdza, czy zebrane wtedy dane są nadal aktualne. Opis tego, jak wygląda ocena łazienki podczas pierwszej wizyty opiekunki, pomaga ułożyć taki formularz od początku.
Jak przekazywać informacje rodzinie
Rodzina zwykle nie potrzebuje pełnych notatek z każdego dnia. Potrzebuje krótkiego podsumowania w ustalonym rytmie, na przykład raz w tygodniu, oraz natychmiastowej informacji, gdy dzieje się coś nietypowego. Te dwa kanały warto rozdzielić już w umowie lub przy pierwszej rozmowie: kto z rodziny jest osobą kontaktową, w jakiej formie dostaje podsumowanie i w jakich sytuacjach opiekunka dzwoni od razu.
Podsumowanie pisze koordynator, nie opiekunka w trakcie wizyty. Dzięki temu informacje z kilku dni układają się w całość, a język jest spójny niezależnie od tego, kto prowadził wizyty.
Gdzie przechowywać dokumentację
Zapiski zawierają dane o zdrowiu i codziennym życiu seniora, więc podlegają ochronie danych osobowych. Firma ustala, kto ma do nich dostęp, jak długo je przechowuje i co dzieje się z nimi po zakończeniu usługi. Papierowy zeszyt zostawiony w mieszkaniu podopiecznego jest wygodny, ale czyta go każdy, kto odwiedza dom. Aplikacja lub wspólny dokument z dostępem dla zespołu ogranicza to ryzyko i pozwala koordynatorowi czytać notatki bez jeżdżenia po domach.
Niezależnie od formy dobrze jest raz na jakiś czas przejrzeć dokumentację pod kątem kompletności. Brak wpisów z kilku dni zwykle oznacza, że formularz jest za długi albo że opiekunka nie wie, po co go wypełnia.
Szkolenie z dokumentacji
Nowa opiekunka uczy się wypełniania notatek najlepiej na przykładach. Koordynator pokazuje jej kilka dobrze napisanych wpisów i kilka takich, z których nic nie wynika, a potem przez pierwsze tygodnie czyta jej notatki i odpisuje z uwagami. To krótsza droga niż instrukcja na kilka stron, której nikt nie otwiera po pierwszym dniu.
